Xử lý yêu cầu trong thời gian thuê và nguyên tắc cơ bản
Tổng hợp cách xử lý yêu cầu trong thời gian thuê và nguyên tắc cơ bản khi xảy ra sự cố.
Danh mục liên hệ
Trang thiết bị
Hỏng hóc, sự cố và yêu cầu sửa chữa
Hàng xóm
Tiếng ồn và ứng xử tại khu vực chung
Thanh toán
Chậm tiền thuê/kiểm tra khoản phải trả
Thay đổi hợp đồng
Trao đổi về đổi tên hợp đồng và gia hạn
Khẩn cấp
Rò nước, mất chìa khóa, mất điện
Thiết bị (hỏng, trục trặc, yêu cầu sửa)
Tiếp nhận sự cố thiết bị
Đây là nơi xử lý sự cố điều hòa, máy nước nóng, hệ thống nước, cửa và điện. Để hỗ trợ thuận lợi, trước tiên cần tập hợp thông tin thể hiện tình trạng.
Thông tin cần xác nhận với người thuê (mẫu)
- Bắt đầu khi nào/triệu chứng gì (có tái diễn không)
- Nơi xảy ra (tên thiết bị/bộ phận)
- Ảnh, video và thông báo lỗi (kèm mã mẫu thiết bị nếu có thể)
- Phạm vi ảnh hưởng (không sử dụng được/rò nước...)
Cách xác nhận bên chịu chi phí
Việc xác định dựa trên tổng thể nội dung hợp đồng, nguyên nhân dự kiến và kết quả kiểm tra thực tế. Trách nhiệm chi trả không chỉ được quyết định theo số ngày kể từ khi nhận nhà.
- Về nguyên tắc, chủ nhà chịu chi phí sự cố không do người thuê, như thiết bị hỏng do cũ hoặc sử dụng thông thường.
- Về nguyên tắc, người thuê chịu phí hư hỏng hoặc tắc nghẽn do cố ý, bất cẩn, sử dụng sai cách hoặc vệ sinh không đầy đủ.
- Nếu chưa rõ nguyên nhân, ghi lại triệu chứng hoặc hư hại và xác nhận bên chịu phí dựa trên kiểm tra thực tế cùng nhận định khi sửa chữa
- Trước khi thu phí, các bên kiểm tra điều khoản hợp đồng áp dụng, bằng chứng như ảnh và nội dung báo giá
ATLAS DOT ONE xử lý: Quy trình chung là “tiếp nhận → thu thập thông tin → tổng hợp → chia sẻ chủ nhà → báo cáo hoàn tất → lưu lịch sử”. Chỉ hỗ trợ sắp xếp sửa, điều phối lịch và báo cáo khi nằm trong phạm vi dịch vụ đã xác nhận cho nhà đó.
Hàng xóm (tiếng ồn/ứng xử khu vực chung)
Nguyên tắc trao đổi về vấn đề hàng xóm
Trao đổi tại đây về tiếng ồn, đổ rác, ứng xử tại khu vực chung và các vấn đề hàng xóm khác. Những vấn đề này dễ gây căng thẳng, nên trước tiên hãy ghi rõ sự việc (khi nào, ở đâu, mức độ).
Thông tin cần xác nhận với người thuê (mẫu)
- Thời điểm xảy ra (tần suất, khung giờ)
- Nội dung (loại tiếng động, vị trí, tình hình cụ thể)
- Bằng chứng nếu có thể (ghi chú, ảnh...)
- Có liên hệ từ ban quản lý / căn khác không
ATLAS DOT ONE xử lý: Quy trình chung là “xác minh sự việc → tổng hợp tình hình → chia sẻ với chủ nhà nếu cần → lưu lịch sử”. Chỉ hỗ trợ liên hệ người thuê, chẳng hạn gửi nhắc nhở, nếu thuộc phạm vi dịch vụ đã xác nhận cho nhà (chủ nhà quyết định cuối cùng).
Thanh toán (chậm tiền thuê/kiểm tra khoản phải trả)
Điểm kiểm tra khi liên hệ về thanh toán
Liên hệ tại đây về chậm tiền thuê, kiểm tra khoản phải trả và thanh toán. Hiện chỉ hỗ trợ người thuê thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, nên trước tiên cần xác nhận “tháng áp dụng”, “thông tin chuyển khoản” và “tình hình người thuê”.
Thông tin cần xác nhận với người thuê (mẫu)
- Tháng áp dụng và số tiền
- Ngày giờ chuyển khoản ngân hàng và tên người chuyển
- Thông tin người thuê nắm được (đã/chưa chuyển khoản...)
- Nếu có thể, cung cấp biên nhận chuyển khoản hoặc sao kê tài khoản
Nếu phạm vi dịch vụ đã xác nhận bao gồm ATLAS DOT ONE theo dõi hỗ trợ
Nếu áp dụng bảo lãnh tiền thuê, hãy kiểm tra phạm vi bảo lãnh, hạn mức và điều khoản miễn trừ theo hợp đồng bảo lãnh. ATLAS DOT ONE chỉ liên hệ người thuê và hướng dẫn thanh toán trong phạm vi dịch vụ đã xác nhận cho nhà đó.
Nếu tình trạng chưa thanh toán kéo dài, chúng tôi sẽ kiểm tra hợp đồng thuê, hợp đồng bảo lãnh, tình trạng thanh toán và quy định liên quan để thống nhất hướng xử lý với chủ nhà. Việc chấm dứt hợp đồng, yêu cầu bàn giao nhà hoặc đăng cho thuê lại không diễn ra tự động.
Nếu phạm vi hỗ trợ đã xác nhận không bao gồm theo dõi xử lý
Chủ nhà phụ trách liên hệ người thuê và các bước xử lý tiếp theo. Hãy ghi nhận sự việc bằng lịch sử thanh toán và kênh liên hệ thông thường; trao đổi với công ty bảo lãnh về các vấn đề bảo lãnh.
Thay đổi hợp đồng (đổi tên/trao đổi gia hạn)
Nguyên tắc thay đổi hợp đồng
“Thay đổi hợp đồng” là thay đổi nội dung hợp đồng thuê (tiền thuê, thời hạn, điều khoản đặc biệt, tên trên hợp đồng/điều kiện ở cùng...).
Về nguyên tắc, trong thời gian thuê ưu tiên điều kiện khi ký hợp đồng. Thay đổi cần người thuê đồng ý. Nội dung thống nhất được cập nhật qua thủ tục trên ATLAS DOT ONE.
Trước khi trao đổi gia hạn, hãy kiểm tra phạm vi dịch vụ đã xác nhận khi đăng ký hoặc ký hợp đồng cho nhà. ATLAS DOT ONE chỉ hỗ trợ nếu phạm vi bao gồm liên lạc với người thuê; nếu không, chủ nhà cần tự đạt được thỏa thuận.
Tin nhắn với người thuê được“Nhà đang quản lý” trên bảng điều khiểnđể liên hệ.
Khẩn cấp (rò nước, mất chìa khóa, mất điện)
Nơi liên hệ khi có vấn đề an toàn
Nếu có cháy, người bị thương hoặc nguy hiểm đến thân thể, hãy gọi 119 hoặc 110 trước. Nếu có mùi gas hoặc nghi rò gas, tránh dùng lửa và công tắc điện, đồng thời liên hệ đầu mối khẩn cấp của công ty gas trong hợp đồng. Sau khi bảo đảm an toàn, ghi nhận và chia sẻ diễn biến qua kênh liên hệ thông thường. ATLAS DOT ONE không có đầu mối tiếp nhận khẩn cấp riêng.
Nơi cần liên hệ đầu tiên
- Cháy hoặc bị thương: 119 (cứu hỏa/cấp cứu)
- Nguy hiểm đến thân thể/nghi ngờ tội phạm: 110 (cảnh sát)
- Có mùi gas/nghi rò gas: đầu mối khẩn cấp của công ty gas trong hợp đồng
- Rò nước, mất chìa khóa hoặc mất điện không có nguy hiểm tức thời: bảo đảm an toàn rồi ghi nhận qua kênh liên hệ thông thường
ATLAS DOT ONE xử lý: Sau khi liên hệ cơ quan liên quan và bảo đảm an toàn, hãy ghi lại ảnh, thời điểm xảy ra và phạm vi ảnh hưởng qua kênh liên hệ thông thường. ATLAS DOT ONE sẽ tổng hợp và chia sẻ thông tin; các sắp xếp tiếp theo được thực hiện theo phạm vi dịch vụ đã xác nhận cho nhà và chỉ dẫn của chủ nhà.